W większości przypadków drobne, masowo ofiarowane klientom i pracownikom gadżety reklamowe będą stanowiły koszt uzyskania przychodu. O ich klasyfikacji świadczy jednak nie wartość upominku, ale jego przynależność. Wydatki, które zaliczymy do kosztów reprezentacji nie będą mogły stanowić kosztów działalności. Jak rozpoznać, czy gadżety reklamowe mają charakter reprezentacyjny?

Koszty uzyskania przychodów – definicja

Przypomnijmy, że gadżety reklamowe mogą stanowić koszt firmowy jedynie w momencie, gdy poniesienie wydatków związanych z ich zakupem wpłynie na osiągnięcie przychodów w kolejnych okresach lub pomoże je zachować bądź zabezpieczyć. Dodatkowo przedsiębiorca musi pamiętać, aby:
• wydatek został prawidłowo udokumentowany, np. na rachunku lub fakturze;
• koszt był poniesiony z majątku podatnika;
• wydatek wiązał się z wykonywaną działalnością gospodarczą.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje na katalog kosztów, które wprawdzie spełniają powyższe przesłanki, ale nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Mamy tu na myśli zwłaszcza koszty związane z reprezentacją, w tym usługi gastronomiczne, wydatki na zakup żywności oraz napojów – również alkoholowych.

Gadżety reklamowe, a koszty uzyskania przychodów

Upominki reklamowe mogą pełnić w przedsiębiorstwie dwie funkcje:
• reklamową, czyli de facto informacyjną, poszerzając wiedzę osoby obdarowanej o usługach firmy;
• reprezentacyjną, wpływającą pozytywnie na wizerunek firmowy.

Utrudnienie związane z klasyfikacją do odpowiedniej grupy wynika z braku definicji „kosztów reprezentacji”. Żadna z ustaw nie wskazuje na to, w jaki sposób należy definiować to pojęcie. Według licznych interpretacji sądowych koszty reprezentacji wywodzą się z łacińskiego słowa repraesentatio, oznaczającego wizerunek. Mają więc na celu promowanie pozytywnego wizerunku przedsiębiorstwa i wpływają na postrzeganie firmy przez osobę obdarowaną. Ich celem jest również poprawa relacji z kontrahentami, klientami i partnerami biznesowymi.

Za koszty reprezentacji należy więc uznać te wydatki, które w całości lub w większości mają na celu kształtowanie wizerunku firmowego – również w kwestii gadżetów reklamowych.

Warto wspomnieć, że choć pojęcie reprezentacji pozostaje niezmienne, to koszty uznawane za reprezentacje się zmieniają. Gadżety reklamowe, a koszty uzyskania przychodów zależeć więc będą od tego, jakie są obecne standardy zachowań biznesowych.

Ważna jest również:
• ilość i jakość przekazywanych prezentów;
• kto został przez nas obdarowany;
• okoliczności wręczenia upominku.

Jakie gadżety reklamowe można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Wszystkie upominki reklamowe, które mają charakter reklamowy można zaliczyć do kosztów firmowych. Aby mieć pewność, że prezenty nie mają charakteru reprezentacyjnego powinny być:
• rozdawane masowo;
• niewielkiej wartości;
• wyposażone w logo firmy;
• wytworzone lub kupione przez przedsiębiorstwo.

Długopisy reklamowe, kubki, a nawet pendrive można więc wrzucić w poczet kosztów firmowych. Podobnie inne drobne gadżety z wygrawerowanym logo przedsiębiorstwa. Natomiast prezenty o większej wartości, uznawane za ekskluzywne, które mają na celu wyróżnienie danego kontrahenta i poprawę relacji z nim, będą uznawane za reprezentację i nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.