Przechowujesz dużą ilość dokumentów papierowych i szukasz praktycznych sposobów na ich segregację oraz zabezpieczenie? Skorzystaj z naszych porad dot. segregacji, porządkowania i archiwizacji dokumentów.
Segregacja, porządkowania i archiwizacja dokumentów
Duża ilość dokumentów w naszych biurach oraz domach, sprawia, że często trudno jest nam zapanować nad nimi. Stosy chaotycznie złożonych kartek papieru utrudniają szybkie odnalezienie poszukiwanego dokumentu. Dodatkowo luźno ułożone kartki papieru są podatne na uszkodzenia, rozdarcia, zabrudzenia i zniszczenia mechaniczne. Jak im zapobiec? Bardzo prosto. Wystarczy regularnie dbać o segregację oraz zabezpieczenia najważniejszych dokumentów, a już nigdy więcej nie stracimy długich godzin na poszukiwanie zagubionych kartek.
Porady dotyczące wygodnej i skutecznej archiwizacji dokumentów
Prawidłowa archiwizacja dokumentów papierowych ułatwia utrzymanie porządku i zapewnia łatwy dostęp do dokumentów. Przygotowaliśmy kilka wskazówek, które pomogą w dbaniu o archiwizację dokumentów papierowych:
- Segregacja dokumentów – pierwszym krokiem powinna być segregacja dokumentów. Bardzo pomocne może okazać się bindowanie dokumentów, dzięki któremu dokumenty zostaną połączone trwale w jeden komplet. W ten sposób unikamy ryzyka zgubienia pojedynczych kartek. Bindowane dokumenty są zwykle bardziej poręczne i zajmują mniej miejsca w porównaniu do luźnych arkuszy papieru. Można je wygodnie przechowywać w segregatorach, teczkach lub pudełkach, zapewniając w ten sposób porządek i oszczędność miejsca. Jeśli planujemy bindować dużą ilość dokumentów warto wyposażyć firmę w termobindownice lub bindownice kanałowe, które zapewniają szybkie i trwałe łączenie dokumentów.
- Zabezpieczanie dokumentów – poszczególne dokumenty papierowe mogą mieć szczególnie istotne znaczenie dla organizacji. Niestety słabej jakości nadruk może wyblaknąć. Dlatego warto zabezpieczyć dokument specjalną folią. Dostępne na rynku laminatory biurowe umożliwiają laminowanie dokumentów o różnych formatach (A4, A3). Laminowanie nie jest czasochłonne, a może zabezpieczyć ważne dokumenty przed zalaniem, podarciem, uszkodzeniem mechanicznym czy wyblaknięciem.
- Kategoryzacja i indeksacja – przed archiwizacją warto ustalić przejrzysty system kategoryzacji dokumentów. Możemy używać kategorii tematycznych, dat, numeracji lub innych kluczy, które pasują do Twojej organizacji. W kolejnym kroku należy utworzyć indeks, który będzie stanowił nasz przewodnik po archiwizowanych dokumentach i ułatwi odnalezienie konkretnych dokumentów w przyszłości.
- Przechowywanie w odpowiednich pojemnikach – dużo łatwiej odnaleźć i wyciągnąć poszukiwany dokument, jeśli są one podzielone na mniejsze zestawy dokumentów i schowane w oddzielnych pojemnikach. Warto solidne i trwałe pojemniki, aby zapewnić ochronę przed uszkodzeniami fizycznymi.
- Oznaczanie i etykietowanie – przed odkładaniem dokumentów do pojemników, oznacz je odpowiednimi etykietami. Umieść na nich nazwę kategorii, datę, zakres dokumentów lub inne istotne informacje. To ułatwi szybkie odnalezienie dokumentów w przyszłości.
- Chronologia – polecamy przechowywanie dokumentów w porządku chronologicznym (oczywiście tylko, jeśli jest on istotny dla danej organizacji). Możesz zastosować sortowanie względem daty lub numeracji, aby umożliwić łatwe śledzenie i dostęp do dokumentów.
- Przechowywanie w bezpiecznym miejscu – znajdź odpowiednie miejsce do przechowywania dokumentów, które jest bezpieczne przed uszkodzeniami, kradzieżą i zagrożeniami zewnętrznymi, takimi jak pożary lub zalania. Może to być specjalna szafka, sejf lub pomieszczenie chronione odpowiednimi zabezpieczeniami.
- Cyfryzacja dokumentów – warto rozważyć cyfryzację dokumentów papierowych. Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej pozwala zaoszczędzić miejsce i ułatwia wyszukiwanie. Możesz skanować dokumenty i przechowywać je na dyskach twardych, serwerach lub w chmurze. Pamiętaj jednak, że niektóre dokumenty mogą wymagać przechowywania w formie papierowej ze względów prawnych.
- Regularne przeglądanie dokumentów i ich utylizacja – przeglądaj regularnie swoje archiwum i usuwaj dokumenty, które są już nieaktualne lub których nie musisz przechowywać zgodnie z przepisami prawnymi. To pomoże utrzymać porządek i zminimalizować nadmiarowe dokumenty.
