Spór o datę sprzedaży i datę wystawienia faktury do tej pory często kończył się poprawkami „po cichu” między księgowością a biurem rachunkowym. Wraz z obowiązkowym KSeF taka elastyczność mocno się skończy. Data na fakturze przestaje być tylko formalnością – zaczyna wyznaczać cyfrowy ślad, który widzi urząd skarbowy w czasie niemal rzeczywistym.
Data sprzedaży vs data wystawienia faktury – czym one faktycznie są
W praktyce wielu firm obie daty były traktowane zamiennie. Na fakturze „wrzucało się” dzień zbliżony do faktycznego wykonania usługi czy wydania towaru, czasem dopasowując go do okresu rozliczeniowego. Formalnie te daty pełnią jednak różne role.
Data sprzedaży (często oznaczana jako „data dokonania sprzedaży” lub „data wykonania usługi”) opisuje zdarzenie gospodarcze: kiedy towar faktycznie przeszedł na nabywcę, kiedy usługa została wykonana, kiedy minął okres rozliczeniowy przy usługach ciągłych. To ta data jest punktem wyjścia do określenia, w którym momencie powstaje przychód podatkowy i obowiązek podatkowy w VAT (z wyjątkami przewidzianymi w przepisach).
Data wystawienia faktury to wyłącznie data stworzenia dokumentu. Ustawy podatkowe wyznaczają, w jakim terminie trzeba fakturę wystawić (np. do 15. dnia następnego miesiąca w typowych przypadkach). Do tej pory księgowość miała jeszcze pewien margines: drobne przesunięcia dat, korekty czy spóźnione faktury często „układano” w ewidencji tak, by spinały się okresy rozliczeniowe.
Im większy rozjazd między datą sprzedaży a datą wystawienia faktury, tym większe ryzyko, że KSeF pokaże fiskusowi inny obraz działalności firmy niż ta realna, „operacyjna” rzeczywistość.
W modelu papierowo–mailowym wiele błędów pozostawało niewidocznych, dopóki nie przyszła kontrola. Po wdrożeniu KSeF każde wystawienie faktury zostawi ślad w centralnym systemie, z konkretną datą i godziną.
Jak KSeF zmienia „oś czasu” dokumentowania sprzedaży
Kluczowa zmiana polega na tym, że faktura w KSeF nie istnieje „u podatnika” – istnieje w systemie MF. I to data nadania numeru KSeF (technicznie: skutecznego dostarczenia faktury do systemu) jest traktowana jako moment jej wystawienia.
Oznacza to kilka praktycznych konsekwencji:
- nie będzie już „cofania” daty wystawienia faktury do poprzedniego miesiąca, gdy dokument trafi do KSeF później,
- każde spóźnienie z wystawieniem faktury będzie widoczne wprost – system zna datę sprzedaży z pola na fakturze oraz faktyczną datę jej wpływu,
- korekty „po cichu” (podmiana dat przed wysyłką do biura rachunkowego) przestaną mieć sens – jedyną wiążącą wersją jest ta w KSeF.
W praktyce dla wielu przedsiębiorców oznacza to całkowitą zmianę myślenia: od „jak wprowadzić faktury w system księgowy, żeby się zgadzało” do „jak zarządzać procesem sprzedaż–fakturowanie, żeby daty były zgodne z rzeczywistością i widoczne w KSeF”.
Powiązanie z momentem powstania obowiązku podatkowego w VAT
Obowiązek podatkowy w VAT nie powstaje „kiedy faktura znajdzie się w KSeF”, tylko według zasad ustawy o VAT – najczęściej z chwilą dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi. Z perspektywy przedsiębiorcy pojawia się więc napięcie między trzema datami:
- datą faktycznej sprzedaży,
- datą wystawienia faktury (czyli wpływu do KSeF),
- datą ujęcia w ewidencji VAT i JPK.
Do tej pory „ratowano się” tym, że faktury wprowadzano do programu księgowego z datami tak ustawionymi, by obowiązek podatkowy wyszedł we właściwym miesiącu, nawet jeśli faktyczne wystawienie było opóźnione. KSeF tę iluzję zabiera – organ podatkowy widzi, że:
– sprzedaż według faktury została dokonana np. 28. dnia miesiąca,
– faktura wpłynęła do KSeF dopiero 10. dnia następnego miesiąca,
– VAT za tę sprzedaż powinien zostać wykazany za miesiąc poprzedni.
Jeśli ewidencja VAT pokaże tę sprzedaż dopiero w kolejnym okresie, rozbieżność będzie widoczna jak na dłoni. Nie ma już bariery „braku dostępu do dokumentów” po stronie organu – są w KSeF.
Typowe problemy z datami, które KSeF obnaży bez litości
Część firm już dziś wystawia faktury zgodnie z rzeczywistą datą sprzedaży i w rozsądnym terminie. Dla nich przejście do KSeF będzie głównie zmianą techniczną. Problem pojawia się tam, gdzie daty na fakturach od dawna służyły do kreatywnego „rozciągania” rzeczywistości.
Najczęściej spotykane sytuacje to:
1. Celowe przesuwanie sprzedaży na następny miesiąc
Przykład: ostatnie dni miesiąca są mocno sprzedażowe, więc faktury wystawia się z datą sprzedaży 1–2 dni następnego miesiąca, aby VAT „przesunął się” o jeden okres rozliczeniowy. Po KSeF fiskus widzi dokładny dzień dostawy (np. datę wydania towaru z magazynu potwierdzoną systemem) i porównuje go z datą sprzedaży na fakturze.
2. Wystawianie faktur „hurtowo z opóźnieniem”
W niektórych usługach (np. serwis, usługi godzinowe) faktury za cały miesiąc wystawia się na koniec lub wręcz po kilku tygodniach. Przy KSeF duże opóźnienia będą czytelnym sygnałem dla analityków MF: firma systemowo fakturuje po terminie, co może oznaczać przesuwanie VAT i przychodów.
3. Swobodne podejście do usług ciągłych
Przy abonamentach, umowach serwisowych czy najmie często nie ma jednego, oczywistego dnia sprzedaży. W efekcie data sprzedaży jest wybierana „tak, aby pasowało”. Po wprowadzeniu KSeF takie schematy będą wymagały spójnej, udokumentowanej logiki – inaczej łatwo o zarzut manipulowania momentem powstania obowiązku podatkowego.
Branże szczególnie narażone na chaos dat
Nie wszystkie przedsiębiorstwa odczują zmiany jednakowo. Największe napięcie między datą sprzedaży a datą faktury pojawia się tam, gdzie proces sprzedaży jest rozciągnięty w czasie, a dane o wydaniach towaru czy wykonaniu usługi są rozproszone.
Handel i dystrybucja – szczególnie tam, gdzie system magazynowy działa szybciej niż fakturowanie. Towar wychodzi, dokument WZ powstaje od razu, ale faktura jest wystawiana zbiorczo po kilku dniach lub raz w miesiącu. W KSeF nie da się już „udawać”, że wszystko zdarzyło się później, tylko dlatego, że faktura ma inną datę.
Usługi projektowe i doradcze – tu zwykle nie ma jednego momentu „wydania” usługi, więc o dacie sprzedaży decydują zapisy umowy: kamienie milowe, protokoły odbioru, okresy rozliczeniowe. Jeśli te zasady są niejasne, każda faktura w KSeF będzie potencjalnym polem interpretacji: czy data sprzedaży nie została ustawiona zbyt późno, by przesunąć VAT?
Budowlanka i kontrakty długoterminowe – protokoły częściowego odbioru, zaliczki, rozliczenia etapowe. W tej branży różnica między datą faktycznego wykonania prac, datą protokołu, datą wystawienia faktury i datą jej ujęcia w księgach bywa rozciągnięta na tygodnie. KSeF wymusi precyzyjne ułożenie tych procesów – inaczej rozbieżności będą widoczne jak na dłoni.
Konsekwencje błędnych dat po wdrożeniu KSeF
Błędnie wskazana data sprzedaży czy celowe „kombinowanie” przy datach wystawienia faktur nie jest nowym problemem. KSeF nie tworzy nowych przepisów, ale radykalnie zwiększa szansę, że zostaną zauważone. Konsekwencje można podzielić na trzy poziomy.
1. Skutki podatkowe
Najbardziej oczywiste to zaległości w VAT i podatku dochodowym. Jeśli analiza danych z KSeF pokaże, że sprzedaż była systemowo fakturowana z opóźnieniem lub z zawyżoną datą sprzedaży, organ może skorygować moment powstania obowiązku podatkowego. Efekt: dopłata podatku za wcześniejsze okresy, odsetki, a w skrajnych przypadkach sankcje VAT.
2. Ryzyko odpowiedzialności karnej skarbowej
Przy dużej skali i powtarzalności takich działań organy patrzą na nie jak na świadome unikanie opodatkowania w prawidłowym terminie. Dane z KSeF ułatwiają im pokazanie, że to nie przypadek, lecz stały schemat postępowania. Odpowiedzialność może ponieść nie tylko przedsiębiorca, ale także osoby faktycznie zarządzające finansami i procesem fakturowania.
3. Skutki biznesowe i wizerunkowe
KSeF jest systemem centralnym – błędy w datach to nie tylko relacja z urzędem, ale także z kontrahentami. Różnice między datami sprzedaży, dostawy i płatności mogą:
- wywoływać spory o terminy płatności,
- utrudniać rozliczenia z klientami korporacyjnymi, którzy sami będą analizować dane z KSeF,
- obniżać wiarygodność firmy w oczach partnerów biznesowych.
Przy KSeF problemem nie będzie tylko jednorazowa pomyłka w dacie. Największe ryzyko dotyczy firm, u których z danych zacznie wyłaniać się pewien powtarzalny schemat „korygowania” rzeczywistości datami na fakturach.
Co uporządkować w firmie przed obowiązkowym KSeF – praktyczne podejście
Techniczne wdrożenie KSeF (integracja programu fakturującego, uprawnienia, podpisy) to tylko połowa pracy. Druga połowa to uporządkowanie logiki, według której w firmie przypisuje się daty sprzedaży i wystawienia faktury.
1. Jasne zasady ustalania daty sprzedaży
Warto spisać wewnętrznie, jak firma rozumie „moment sprzedaży” dla poszczególnych typów transakcji: towarów, usług jednorazowych, abonamentów, projektów długoterminowych. Dobrze, jeśli te zasady:
– wynikają z umów z klientami (np. dzień podpisania protokołu odbioru),
– dają się udokumentować (system magazynowy, raport wykonanych godzin),
– są spójne z przepisami VAT.
2. Powiązanie systemów operacyjnych z fakturowaniem
Im większa firma, tym większe ryzyko, że informacja o sprzedaży „utknie” gdzieś po drodze: w CRM, systemie magazynowym, arkuszu Excela handlowca. Przy KSeF każdy dzień opóźnienia faktury od dnia faktycznej sprzedaży będzie widoczny. Dlatego warto:
– skrócić i zautomatyzować przepływ informacji: sprzedaż → faktura,
– ograniczyć ręczne przepisywanie danych,
– zdefiniować maksymalny dopuszczalny czas między sprzedażą a fakturą dla poszczególnych typów transakcji.
3. Procedury na koniec miesiąca
Miesiąc zamyka się dziś często w księgowości, a nie w operacjach. To właśnie wtedy wychodzą na jaw „zapomniane” sprzedaże, wydania bez faktury, usługi bez dokumentu. Po KSeF takie nadrabianie z opóźnieniem będzie jasno widoczne w dacie wpływu faktur do systemu.
Lepszym rozwiązaniem jest „przeniesienie” zamknięcia miesiąca bliżej biznesu: dział sprzedaży, logistyka, project managerowie powinni mieć jasne terminy zgłaszania sprzedaży do fakturowania, tak aby zdążyć wystawić faktury zgodnie z przepisami i bez sztucznego przesuwania dat sprzedaży.
4. Szkolenie osób wystawiających faktury
W wielu firmach to nie księgowy decyduje o dacie sprzedaży na fakturze, tylko handlowiec, asystentka czy pracownik działu obsługi. Po wdrożeniu KSeF ich decyzje będą miały bezpośredni wpływ na dane widoczne dla urzędu skarbowego. Wymaga to:
– podstawowej znajomości zasad ustalania daty sprzedaży,
– świadomości, że data wystawienia = data wpływu do KSeF,
– zrozumienia, że „dopasowywanie daty, żeby pasowało” może mieć realne konsekwencje.
5. Współpraca z księgowością i doradcą podatkowym
KSeF nie zmienia przepisów, ale radykalnie zmienia przejrzystość działań podatnika. Warto więc przejrzeć z księgowym lub doradcą podatkowym typowe scenariusze sprzedaży w firmie i odpowiedzieć na kilka nieprzyjemnych pytań zawczasu:
– gdzie dziś „naginane” są daty sprzedaży?
– które miejsca procesu sprzyjają spóźnionemu fakturowaniu?
– jakie zmiany organizacyjne są potrzebne, by to uporządkować?
Takie podejście pozwala potraktować obowiązkowy KSeF nie tylko jako kolejny obowiązek techniczny, ale jako moment, w którym trzeba wreszcie uporządkować rozjazd między kalendarzem rzeczywistej sprzedaży a kalendarzem księgowo–podatkowym. Bez tego różnica między datą sprzedaży a datą wystawienia faktury stanie się nie tylko problemem formalnym, ale konkretnym ryzykiem podatkowym – widocznym jeden do jednego w centralnym systemie MF.
