Raport miesięczny z kasy fiskalnej to jeden z najważniejszych dokumentów fiskalnych, który przedsiębiorca musi regularnie wykonywać. Jego brak może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. Niestety, w natłoku codziennych obowiązków łatwo zapomnieć o tej procedurze. W poniższym artykule wyjaśnimy, jak prawidłowo przygotować raport miesięczny oraz co zrobić, jeśli termin jego wykonania już minął.
Podstawowe informacje o raporcie miesięcznym
Raport miesięczny z kasy fiskalnej, nazywany również raportem okresowym miesięcznym, to zestawienie wszystkich operacji fiskalnych wykonanych na kasie w danym miesiącu. Jest to kluczowy dokument, który stanowi podsumowanie całej sprzedaży, podatku VAT oraz innych operacji finansowych zarejestrowanych przez kasę fiskalną w okresie miesiąca.
Zawartość raportu miesięcznego obejmuje:
- Łączną wartość sprzedaży netto
- Kwoty podatku VAT według poszczególnych stawek
- Łączną wartość sprzedaży brutto
- Liczbę paragonów fiskalnych
- Informacje o anulowanych paragonach
- Dane o wykonanych raportach dobowych
Zgodnie z przepisami, raport miesięczny należy wykonać po zakończeniu miesiąca, ale nie później niż przed pierwszym raportem dobowym w następnym miesiącu. Najlepszą praktyką jest wykonywanie go ostatniego dnia miesiąca po zamknięciu działalności lub pierwszego dnia kolejnego miesiąca przed rozpoczęciem sprzedaży.
Warto wiedzieć: Raport miesięczny nie zeruje pamięci kasy fiskalnej – jest to jedynie zestawienie danych z raportów dobowych. Zerowanie pamięci następuje wyłącznie po wykonaniu raportu dobowego.
Obowiązek wykonywania raportów miesięcznych wynika z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania tych raportów przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostały wydrukowane.
Jak prawidłowo wykonać raport miesięczny
Przed przystąpieniem do wykonania raportu miesięcznego upewnij się, że wszystkie raporty dobowe z danego miesiąca zostały prawidłowo wykonane. Sprawdź również, czy kasa fiskalna ma wystarczającą ilość papieru, ponieważ raport miesięczny może być dość obszerny, szczególnie w przypadku dużej liczby transakcji.
Procedura wykonania raportu miesięcznego różni się w zależności od modelu kasy fiskalnej, ale ogólny schemat jest podobny:
1. Wejdź do menu kasy fiskalnej (najczęściej poprzez naciśnięcie klawisza MENU lub FUNKCJE).
2. Wybierz opcję „Raporty okresowe” lub „Raporty fiskalne”.
3. Wybierz „Raport miesięczny”.
4. Wprowadź rok i miesiąc, za który chcesz wykonać raport (np. rok: 2023, miesiąc: 10 dla października 2023).
5. Potwierdź wybór i poczekaj na wydruk raportu.
Najczęstsze problemy techniczne
Podczas wykonywania raportu miesięcznego możesz napotkać kilka typowych problemów:
Brak papieru – upewnij się, że w kasie jest wystarczająca ilość papieru przed rozpoczęciem drukowania raportu. Jeśli papier skończy się w trakcie drukowania, większość kas umożliwia kontynuowanie wydruku po uzupełnieniu rolki.
Błędy komunikacji – jeśli kasa wyświetla komunikat o błędzie, sprawdź jej podłączenie do zasilania i upewnij się, że wszystkie komponenty działają prawidłowo. Czasem zwykłe ponowne uruchomienie kasy może rozwiązać problem.
Brak możliwości wykonania raportu – może się zdarzyć, gdy w danym miesiącu nie wykonano żadnego raportu dobowego lub gdy w pamięci kasy nie ma danych z wybranego okresu. W takiej sytuacji skonsultuj się z serwisantem kasy fiskalnej.
Co zrobić, gdy zapomniałeś wydrukować raport miesięczny
Zapomnienie o wykonaniu raportu miesięcznego jest częstym problemem wśród przedsiębiorców. Jeśli zorientowałeś się, że nie wykonałeś raportu za poprzedni miesiąc, powinieneś jak najszybciej podjąć odpowiednie działania.
Konsekwencje prawne braku raportu
Brak raportu miesięcznego może skutkować karą finansową podczas kontroli skarbowej. Zgodnie z przepisami, za niewykonanie obowiązkowych raportów fiskalnych grozi kara grzywny, która może wynosić od kilkuset do nawet kilku tysięcy złotych.
Ważne: Sam brak wydrukowanego raportu miesięcznego nie jest tak poważnym naruszeniem jak brak raportu dobowego, ponieważ dane z raportów dobowych są już zapisane w pamięci fiskalnej kasy.
Procedura postępowania w przypadku zaległego raportu
Jeśli zapomniałeś wydrukować raport miesięczny, możesz go wykonać z opóźnieniem. Kasa fiskalna przechowuje wszystkie dane w pamięci fiskalnej i umożliwia wykonanie raportu za dowolny zakończony miesiąc. Oto jak to zrobić:
1. Wejdź do menu raportów okresowych.
2. Wybierz opcję „Raport miesięczny”.
3. Wprowadź rok i miesiąc, za który chcesz wykonać zaległy raport.
4. Potwierdź wybór i wydrukuj raport.
Na wydrukowanym raporcie będzie widoczna data jego wykonania, która będzie późniejsza niż okres, którego dotyczy raport. Jest to normalne i nie stanowi problemu z punktu widzenia przepisów, choć może zwrócić uwagę podczas ewentualnej kontroli.
Możliwości odtworzenia danych
W przypadku, gdy kasa fiskalna uległa awarii lub z innych przyczyn nie możesz wykonać zaległego raportu miesięcznego, istnieje możliwość odtworzenia danych:
1. Skontaktuj się z serwisem kas fiskalnych, który może pomóc w odczycie danych z pamięci fiskalnej.
2. W niektórych przypadkach możliwe jest wykonanie raportu rozliczeniowego, który zawiera wszystkie dane z pamięci fiskalnej.
3. Jeśli korzystasz z programu do zarządzania sprzedażą, sprawdź, czy możesz wygenerować zestawienie sprzedaży za dany miesiąc na podstawie zapisanych danych.
Przechowywanie i archiwizacja raportów fiskalnych
Prawidłowe przechowywanie raportów fiskalnych jest równie ważne jak ich terminowe wykonywanie. Zgodnie z przepisami, raporty fiskalne należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostały wydrukowane.
Warto zadbać o odpowiednią organizację dokumentów:
- Przechowuj raporty w segregatorach, opisanych według lat i miesięcy
- Zabezpiecz wydruki przed blaknięciem (wydruki na papierze termicznym z czasem stają się nieczytelne) – możesz wykonać kserokopie lub skany dokumentów
- Rozważ wykonywanie kopii raportów i przechowywanie ich w innej lokalizacji jako zabezpieczenie
- Przechowuj dokumenty w suchym i zaciemnionym miejscu, z dala od bezpośredniego światła słonecznego i źródeł ciepła
Jeśli korzystasz z kasy fiskalnej z elektroniczną kopią paragonów, pamiętaj o regularnym archiwizowaniu danych z karty pamięci. W przypadku kontroli skarbowej będziesz musiał przedstawić zarówno wydrukowane raporty, jak i elektroniczne kopie dokumentów.
Najważniejsze wskazówki dotyczące raportów miesięcznych
Na zakończenie warto przypomnieć kilka kluczowych informacji dotyczących raportów miesięcznych z kasy fiskalnej:
1. Wykonuj raport miesięczny regularnie, najlepiej ostatniego dnia miesiąca lub pierwszego dnia kolejnego miesiąca.
2. Ustaw przypomnienie w kalendarzu lub telefonie, aby nie zapomnieć o wykonaniu raportu – możesz także zlecić to zadanie odpowiedzialnemu pracownikowi.
3. Jeśli zapomniałeś wykonać raport, zrób to jak najszybciej – lepiej późno niż wcale.
4. Pamiętaj, że raport miesięczny to tylko zestawienie danych z raportów dobowych, więc kluczowe jest regularne wykonywanie raportów dobowych.
5. W przypadku kontroli skarbowej, brak raportów miesięcznych może skutkować karą finansową, dlatego warto dbać o ich terminowe wykonywanie i prawidłowe przechowywanie.
Regularne wykonywanie raportów miesięcznych nie tylko pozwala uniknąć kar finansowych, ale również daje przedsiębiorcy pełny obraz sprzedaży w danym miesiącu, co może być pomocne w planowaniu działalności i analizie wyników finansowych. Dzięki tym raportom łatwiej zidentyfikujesz trendy sprzedażowe, okresy wzmożonego ruchu oraz ocenisz efektywność wprowadzanych zmian w swojej ofercie.
